Cinco decisões estratégicas que um gestor escolar precisa tomar no segundo semestre

Cinco decisões estratégicas que um gestor escolar precisa tomar no segundo semestre

Descubra o que diferencia a escola que cresce da que sobrevive

O ano passou correndo e, quando os gestores se dão conta, o segundo semestre já está batendo à porta com desafios, propostas ainda a serem implementadas e problemas a serem resolvidos. É o momento de checar se o planejamento está funcionando e se os objetivos traçados estão sendo cumpridos. É hora de corrigir os rumos, sem deixar de organizar as metas para 2026.

Na teoria, o discurso parece fácil, mas, na prática, nem sempre as coisas funcionam como foram idealizadas. Para ajudar as escolas neste momento de decisões importantes, a Villas Boas Seguros ouviu quem entende do assunto: a mentora em gestão escolar Vanessa Medaber.

Além de Vanessa, trazemos depoimentos de três gestoras escolares, que compartilham suas experiências: Taís Guimarães, pedagoga e administradora da Rede Legacy, que conta com 33 unidades nos estados do Rio de Janeiro, Bahia, Paraná e Mato Grosso, expandindo para São Paulo, Espírito Santo, Minas Gerais e Rondônia em 2026; Tathiany Cesar, professora, pós-graduada em gestão escolar e gestão de pessoas, gestora do Jardim Escola João Paulo I, que tem duas unidades em Bangu, Zona Oeste do Rio; e Ana Cristina dos Santos Adolpho, formada em psicopedagogia e gestão escolar, diretora do Colégio Adolpho Santtos, em Nova Iguaçu, na Baixada Fluminense.

Os cinco pontos-chave

Para Vanessa Medaber, as decisões estratégicas a serem levadas em consideração neste período do ano são: diagnóstico para saber o que precisa ser modificado; planejamento financeiro; estratégias voltadas aos alunos e às famílias; preparação da escola para emergências; e posicionamento institucional sobre o que se quer para o ano de 2026. A especialista, que faz consultoria presencial e cursos on-line para diversas instituições de ensino em todo o país, falou com exclusividade à nossa equipe.

Vanessa é sócia de uma creche, que atualmente é gerida pela irmã. Antes de enveredar para a consultoria, ela centrava toda sua energia no projeto familiar. Agora, a escola é autogerenciável. “Esse é um dos sonhos do dono de escola. Foi meu sonho durante muitos anos e só consegui quando eu realmente decidi que, ou faria com que a escola se tornasse autogerenciável ou eu iria desistir do sonho porque eu já estava me vendo escrava da escola”, contou.

Para Medaber, há uma questão indispensável que todo gestor deve levar em conta: a mudança de mentalidade. “Ele precisa se enxergar como um líder dentro da escola. A grande maioria não se enxerga dessa forma, então é ele quem faz todas as atribuições operacionais... ele atende o telefone, mostra a escola para a captação de alunos, recebe todos os responsáveis, daqui a pouco está na cozinha, no depósito... E, assim, a escola nunca vai ter recursos para que ele saia desse lugar”, alerta.

“Se o gestor não entender que não pode centralizar tudo, que precisa delegar tarefas, desenvolver um time e treiná-lo para que de fato esse time funcione, com base em processos, vai fazendo com intuição. Além disso, é preciso ter visão de mercado e entender da área comercial. Se ele não olhar para o financeiro, não tem como investir para crescer a parte pedagógica e para se destacar da concorrência”, completa a mentora.

Planejamento financeiro

Vanessa sinaliza que é um erro pautar a mensalidade no preço da concorrência. Tem que avaliar o que de fato a escola precisa. Muita escola não sabe qual é o seu preço ideal porque não conhece a técnica de precificação. Olhar para a gestão de gastos é o dever de casa diário que o gestor deve fazer. Ele precisa saber quanto a escola gasta com despesas fixas, quanto é a folha de pagamento, quanto gasta com as contas de consumo, tem que controlar o desperdício de recursos e monitorar a inadimplência, entre outras ações.

Sobre a questão do reajuste da mensalidade, um momento que costuma gerar tensão entre família e escola, é essencial que a família tenha a percepção de valor. “Ter um bom pedagógico é o básico, é o feijão com arroz que qualquer escola tem que fazer. Uma escola que queira se destacar tem que trazer mais do que os diferenciais pedagógicos, tem que fazer encantamento, precisa de uma comunicação eficiente. O mercado cresceu muito com soluções educacionais, pedagógicas e de tecnologia. Só que elas são acessíveis para você e para o seu concorrente. Então, o seu diferencial não pode estar baseado somente nessas soluções que o mercado traz. Às vezes, repaginar algum projeto que já existe, vai ser o seu diferencial”, revela.

Cultura de prevenção

A escola deve investir em uma cultura de prevenção na escola. É importante ter um plano de prevenção de acidentes e primeiros socorros, mas também olhar essa questão de maneira mais ampla. "Há uma enorme preocupação com o bullying. Hoje, o trabalho de combate ao bullying é obrigatório nas escolas brasileiras (Lei 13.185/2015), mas os gestores precisam olhar para isso como a base de um trabalho que não é só para rede social. Tem que ser um trabalho que vá de fato transformar aquela comunidade na qual a escola se insere. A instituição de ensino que investe em capacitações básicas – como seguro escolar, curso de primeiros socorros e treinamento para emergências – passa a ter um diferencial”, diz Vanessa.

A mentora lembra que esse trabalho deve ser confiado a uma equipe séria, que tenha profissionais reconhecidos no mercado e que entendam do assunto. Também é fundamental que haja capacitação e qualificação regularmente, não apenas no início do ano. “Quando ocorre um acidente, uma emergência, a escola tem que saber como agir diante daquela situação. A gente lida com a vida e o bem maior de alguém. Então, não tem responsabilidade maior que essa. Na minha escola, por exemplo, está no script de vendas: a gente fala do pedagógico, do espaço físico e fala com a mesma importância da prevenção... é um dos valores mostrados no processo de matrícula”, acrescenta.

Comunicação e transparência – estratégias voltadas aos alunos e às famílias

Em todos os aspectos, a comunicação é essencial para o sucesso da gestão escolar. “Hoje, as escolas estão muito apegadas à rede social. Se a escola souber divulgar com estratégia, de fato, esse espaço vai ser a principal fonte de captação. Só que a escola, muitas vezes, quer usar a rede social como canal de comunicação com as famílias, o que é um erro. É preciso ter proximidade com as famílias. A escola precisa assumir esse papel de comunicar diariamente os seus diferenciais”, assegura.

Para a gestora, pequenos detalhes fazem a construção do encantamento, como mandar mensagem no dia do aniversário dos pais ou dar algum mimo no aniversário do aluno. “A família começa a ter essa percepção de valor da escola, de ser um atendimento personalizado... é bem legal a escola investir nisso. E agora, no segundo semestre, mais ainda, porque a gente chega num período de renovação e a família tem que ter essa percepção de que quer permanecer ali”, sugere.

Já para captar novos alunos, é preciso equilibrar as estratégias de rede social com o atendimento on-line e o atendimento presencial: “são os três pilares da captação de alunos. E várias ferramentas ajudam no processo de encantamento e na percepção de valor, como tour virtual e portfólio de atividades com os diferenciais da escola.

Como saber o momento de corrigir a rota

“A gente deve avaliar a equipe o tempo todo. Às vezes um colaborador está fora dos valores da escola e você precisa mudar. Com relação aos professores, existem questões sindicais e existe um período de segurança no qual a escola não pode dispensar esse professor. Então, faz sentido, num pensamento mais estratégico, esperar lá no final para ver o que fazer com esse profissional? Não. É melhor já pensar em aviso prévio, comunicar dentro do prazo legal para que não precise ter mais prejuízo, já que vai ter de dispensá-lo”, aconselha Medaber.

O segundo semestre é o período de olhar para o time de 2026, de abrir processo seletivo. “Um processo mais estruturado para o segundo semestre ajuda muito nesta tomada de decisão”, garante.

Pesquisa de satisfação – o norte que a escola precisa para melhorar

O ideal é fazer a pesquisa de satisfação no final do primeiro semestre, mas quem ainda não fez, não precisa se desesperar. “Dá tempo de fazer na volta às aulas, até agosto, no máximo. Não faz sentido deixar a pesquisa para perto da renovação. Na renovação, você precisa já ter um mapa do que está funcionando e o que precisa ser melhorado. A família pode enxergar algum problema que a escola não percebeu. A crítica, muitas vezes, vale ouro porque te dá um norte. Ouvir os responsáveis ajuda a crescer”, sinaliza.

O equilíbrio entre a tecnologia e a humanização

Usar robôs para atendimento e outros recursos tecnológicos é interessante para a escola, desde que não se descuide da humanização. “A gente fala muito de estratégia, de tecnologia, mas a humanização não pode se perder dentro de uma escola. A base do nosso relacionamento é a humanização: os alunos são pessoas, os pais são pessoas, os funcionários são pessoas... Então, a humanização é que vai fazer a captação funcionar. Às vezes, a pessoa quer uma informação da escola, mas ao conversar o tempo todo só com um robô, se desinteressa”, opina Vanessa.

O que a escola quer alcançar em 2026

Um ponto importante para atingir metas é aproximar a equipe. “O gestor precisa entender que ninguém faz nada sozinho, principalmente na escola. A mão de obra é nossa matéria-prima. Então, aproximar esse time, dar consciência à equipe sobre aonde essa escola quer chegar em 2026 é importantíssimo. Tem muita escola que trabalha metas sem compartilhar com o seu time, e eu já fui essa gestora no passado. A meta era do time, mas eu estava trabalhando sozinha. É fundamental dar consciência do cenário atual e da meta que se pretende alcançar. Quando a equipe caminha junto, até mesmo uma meta audaciosa pode ser alcançada. Olhar para si e olhar para o time, eu acho que essa é a grande virada de chave”, conclui.

COM A PALAVRA, AS GESTORAS:

Decisões estratégicas para tomar no segundo semestre

Taís Guimarães – pedagoga e administradora da Rede Legacy:

No segundo semestre, eu acredito que o gestor educacional precisa estar muito atento a três frentes: consolidar o ano letivo em andamento, corrigir eventuais desvios e, ao mesmo tempo, planejar estrategicamente o ano seguinte.

No caso da Rede Legacy, o nosso foco está em finalizar os planejamentos de 2026 com clareza para os objetivos acadêmicos, pedagógicos e administrativos. Além disso, nós vamos capacitar o nosso time comercial, pois a campanha de renovação de matrículas exige alinhamento entre o discurso da equipe de vendas e a proposta pedagógica da escola. E, claro, seguimos acompanhando os indicadores de desempenho dos alunos, o engajamento das famílias, garantindo que o ano termine com qualidade e intencionalidade em cada etapa.

Tathiany Cesar, gestora do Jardim Escola João Paulo I:

Já temos o hábito de realizar reuniões bimestrais para Feedback com a equipe. Eu faço com a coordenação, e elas reproduzem com o corpo docente. Mas, neste período específico, temos um olhar mais cauteloso em relação ao que deu certo até aqui ou não (para realizar os devidos ajustes). Ter diagnóstico do que foi cumprido até agora, do que funcionou e do que foi apenas ‘colocado em prática’ nos faz ter uma clareza do que pode ser ajustado e definir metas mais claras e assertivas para o próximo semestre.

Por falar em Feedback, neste período enviamos um link para ouvir o Feedback dos nossos responsáveis. Entendemos que é muito importante ouvi-los e entender as demandas que foram ou não satisfatórias para o nosso público e o que podemos melhorar. Neste período, também focamos nas estratégias para retenção dos nossos alunos e a captação de novos.

Quanto às nossas famílias, trabalhamos com: link de Feedback (todos - de forma Online) e abrimos também uma semana de ESCUTA ATIVA. Eu disponibilizo minha agenda exclusivamente para atender aos responsáveis (voluntariamente) que desejam ir até a escola para pontuar o que acham necessário. A escuta ativa é uma forma de atendimento presencial e mais acolhedor. Mais específico e individualizado.

E por último, mas não menos importante, capacitar a nossa equipe de ‘matriculadores’. Aquelas pessoas que ficarão diretamente em contato com o atendimento ao público. Recebendo o primeiro contato, mostrando nosso trabalho, apresentando a escola, até converter a matrícula. Montamos um "script" (passo a passo) para este atendimento, além de treinamento na prática.

Ana Cristina dos Santos Adolpho, diretora do Colégio Adolpho Santtos:

Organização é fundamental. Tem que rever o planejamento pedagógico e financeiro. Analisar o que deu certo, o que não deu certo, o que eu posso melhorar e o que eu posso fazer diferente. Essa avaliação do primeiro semestre é muito importante. E, então, faz-se um novo diagnóstico, um novo planejamento.

A gente sempre tem que caminhar junto, ouvindo a comunidade escolar, os alunos, o pessoal da secretaria e todos os nossos colaboradores. Mostrar o que deu certo e o que não deu certo, a gente dá ênfase para melhorar. Tudo pode ser melhorado, a gente tem que ter essa visão.

O que diferencia a escola que cresce da que sobrevive

Taís Guimarães – pedagoga e administradora da Rede Legacy:

A escola que cresce é aquela que tem clareza de propósito, constância de melhoria e coragem para se reinventar. Ela escuta as famílias, investe no time, planeja os dados e executa com excelência. Já a escola que apenas sobrevive, muitas vezes ela está apagando incêndios, ela está reagindo ao mercado sem uma visão clara de futuro.

Na Legacy, a gente acredita no crescimento sustentável e que o crescimento sustentável vem de uma ele vem de uma gestão comprometida com valores, excelência e inovação contínua, sempre com os pés no chão. E, claro, sobretudo para nós, da Legacy, com os olhos voltados para Deus.

Tathiany Cesar, gestora do Jardim Escola João Paulo I:

O crescimento é algo que almejamos em todo o tempo. Porém, para que este crescimento seja de forma saudável, eu creio que a melhor estratégia é o planejamento de cada etapa, de cada processo interno, de cada passo, além de:

- entender a demanda que o seu público almeja (seja de atividades e/ou financeira);

- comunicação assertiva entre todas as áreas da escola. Precisamos entender onde estamos e onde queremos chegar. Estabelecer metas e prazos.

- treinamento constante da equipe. Feedbacks positivos e negativos de forma acolhedora e pontual.

Se a escola não segue estes padrões, tende a sobreviver... sem saber onde está e onde quer chegar, pois quem não sabe qual caminho seguir, qualquer um serve!

Ana Cristina dos Santos Adolpho, diretora do Colégio Adolpho Santtos:

O que pode diferenciar uma escola que cresce da que sobrevive é o olhar do gestor. Uma escola que sobrevive está sempre focada no que está acontecendo no momento atual e não vê o longo prazo. Eu consegui passar esse mês? Consegui fazer o pagamento de todo mundo? Às vezes, o dinheiro que entra não dá nem para pagar as despesas, mas você vai negociando... isso é sobreviver. Você não tem um planejamento, uma visão de futuro.

Aqui, eu faço planejamento para dois meses, seis meses, um ano, dez anos… a gente tem sempre que ter esses planejamentos claros. Onde está a minha escola e onde eu quero chegar. Há um tempo, minha escola sobrevivia. Tinha dia que eu não tinha nem como pagar os impostos, atrasava, conseguia respirar, mas sempre no sufoco. A gente começa a ficar com medo do crescimento e o medo nos paralisa. Não pode ser assim.

A gente tem que ter um planejamento claro – financeiro e pedagógico – não tem jeito. Eles têm que caminhar juntos. Hoje, a minha escola não mais sobrevive, ela cresce.

Como lidar com o temido reajuste da mensalidade

Taís Guimarães – pedagoga e administradora da Rede Legacy:

A comunicação é essencial nessa hora. Reajustar a mensalidade é sempre um tema delicado, mas quando é feito com transparência e propósito, o impacto é muito mais positivo. O que a gente tem buscado fazer na Legacy é sempre explicar o porquê do reajuste, o que ele garante em termos de estrutura, equipe, qualidade no ensino e a nossa inovação. Mostrar os investimentos que foram feitos e os ganhos para os alunos e a sustentabilidade da escola ao longo prazo. Quando a família entende que está investindo num projeto sério, consistente e com resultados, a resistência diminui muito.

Tathiany Cesar, gestora do Jardim Escola João Paulo I:

Por aqui, o reajuste da mensalidade é o nosso maior desafio, pois nossa escola está localizada num bairro de baixa renda onde os responsáveis querem saber de PREÇO e não valorizam todo o investimento que a escola oferece (não agregam valor).

A comunicação, sem dúvida, é essencial, sempre! Mas precificar de maneira correta é desafiador. Então temos que optar por "novidades" de baixo custo, de forma que consigamos implementar benefícios aos nossos alunos com o custo mais baixo possível, para não sofrermos grandes impactos no financeiro.

Ana Cristina dos Santos Adolpho, diretora do Colégio Adolpho Santtos:

A gente tem que ter transparência e explicar aos pais os motivos do reajuste. Sempre quando vai ter reajuste de salário dos professores e funcionários, por exemplo, eu tento avisar com bastante antecedência. Tem também os investimentos, a inflação... a gente tem que ter sempre essa transparência e explicar para os pais uma, duas, quantas vezes for necessário. É importante ouvi-los também. Geralmente, eu faço uma reunião, mas marco um horário para atendê-los separadamente. Temos a flexibilidade de negociação, mas eu tenho um parâmetro de até onde eu posso chegar. Às vezes eu não consigo chegar ao valor que eles querem, mas chegamos a um consenso. A gente mostra tudo o que está oferecendo, reforça os benefícios e explica os nossos gastos. Tudo com clareza e transparência.

Mensagem final

Taís Guimarães – pedagoga e administradora da Rede Legacy:

O segundo semestre é uma oportunidade de alinhar o presente com o futuro. É quando a gente precisa ter coragem de enfrentar o que não funcionou, mas também ter a sabedoria de reconhecer e reforçar o que deu certo. E tudo isso precisa ser feito com intencionalidade, uma visão clara de propósito e muito trabalho em equipe. O gestor que termina o ano com uma equipe alinhada, famílias engajadas e um plano sólido para o próximo ciclo, com certeza estará preparando sua escola não apenas para sobreviver, mas para florescer.

Tathiany Cesar, gestora do Jardim Escola João Paulo I:

Na nossa escola temos a cultura educacional muito bem estabelecida entre o nosso time. Nossos valores inegociáveis são: acolhimento e pedagógico. Então, ambos precisam/devem funcionar com excelência. Mas para que isso aconteça, precisamos começar o acolhimento por "nós" (equipe), e estarmos sempre alinhando através de encontros bimestrais, seguidos de alinhamentos.

Ana Cristina dos Santos Adolpho, diretora do Colégio Adolpho Santtos:

A gente sempre deve trabalhar com excelência. A excelência não é ser melhor que os outros, é me desafiar a ser melhor do que eu mesma, saber onde eu posso melhorar. E, assim, a gente vai conseguir crescer, vindo 2026, 2027... A dica é planejar, executar e sempre fazer o feedback, rever, escutar... o diálogo também é muito importante. E eu diria também que é importante incluir o amor.

Por Tais Faccioli